Секретарь-референт

Описание

Обязанности:

Прием и распределение входящих телефонных звонков

Организация приема, встреча посетителей

приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

Ведет журнал разъездов курьеров организации и маршрутов водителей.

Организует работу с документами.

Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов.

Предварительно рассматривает и сортирует документы

Регистрирует входящие документы в СЭДО.

Обрабатывает и отправляет исходящие документы.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Отслеживает в СЭДО сроки исполнения по документам.

Организует текущее хранение документов.

Осуществляет распределение и подшивку документов в дела.

Проверяет сроки хранения документов, составляет протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.

Информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий.

Предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий.

Организует телефонные переговоры руководителя.

Оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

Заказывает железнодорожные и авиабилеты, гостиницы, транспортное обеспечение руководителя.

Оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий.

Осуществляет подготовку документов к поездке руководителя.

Обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке.

Доводит до сведения работников организации распоряжения руководителя.

Координирует деятельность по исполнению решений руководителя.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

Осуществляет оформление интерьера приемной руководителя.

Обеспечивает хранение и замену расходных материалов, уход за оргтехникой.

Заказывает канцелярские товары, гигиенические товары, продукты питания.

Отслеживает в СЭДО прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

Оформляет представительские затраты.

Заказывает питьевую воду для подразделений Общества и осуществляет сверку по актам приема-передачи в конце каждого месяца.

Своевременно обеспечивает почтовыми марками и конвертами.

Оформляет визитки для руководителя Общества и его заместителей.

Требования:

Высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет. ( Можем рассмотреть кандидатов без опыта работы).

Высокая степень организованности, грамотность, инициативность, способность находить верное решение в критических ситуациях, умение работать с людьми, требовательность, аккуратность, исполнительность, пунктуальность, честность, стрессоустойчивость.

Владение компьютером на уровне пользователя.Работа с оргтехникой, правила деловой переписки,правила делового этикета.Знание программ: Word, Excel, электронная почта,ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Условия:

График работы: с понедельника по четверг с 8.00 до 17.00, пятница с 08:00 до 16:00.

Официальное трудоустройство согласно ТК РФ, полный соцпакет.

Официальная заработная плата (55000 до вычета НДФЛ).