Ассистент руководителя (Executive assistant)

Описание

1. Ключевые обязанности

Финансы и документы
Ведение сводной таблицы расчётов: начисления и выплаты подрядчикам, поступления от клиентов, валютные курсовые разницы.
Подготовка и сверка счет-фактур, актов, инвойсов (на русском и английском языках).
Составление черновиков и финальных версий договоров (ГПХ, NDA), согласование правок с юристами и клиентами.

Клиентский фронт
Ежедневная переписка по e-mail с англоязычными заказчиками, контроль сроков ответа по SLA.
Ведение клиентской информации в CRM-системе.
Организация и модерация Zoom / Google Meet звонков (подготовка расписания, agenda, протоколирование).
Участие и фасилитация созвонов с англоязычными клиентами.

Операционные задачи
Контроль входящей корреспонденции и курьерских отправлений, редкие офлайн-поручения по Казани (например, подать документы в МФЦ).
Обновление базы контактов, слежение за дедлайнами напоминаний (например, налоги, продление лицензий и доменов).
Поддержка в организации внутренних командных мероприятий (как онлайн, так и офлайн).



2. Формат работы
Удалённо около 90 % задач выполняются онлайн через корпоративные сервисы и мессенджеры.
Офлайн не более 10 %: поручения по Казани.
Гибкий график важен результат и соблюдение сроков, а не фиксированное время начала/окончания дня.



3. Обязательные требования

Категория Описание требований
Языки Английский на уровне не ниже B1+ (деловая переписка, small-talk, участие в созвонах).
Навыки - Продвинутый уровень работы с Google Sheets / Excel (формулы).- Базовое понимание договорной работы (структура, редакции, правки).- Грамотный русский и английский язык (деловой стиль).
Личное Аккуратность, внимание к деталям и срокам, высокая дисциплина, этичность, умение работать с конфиденциальной информацией, проактивность.
Техническое Надёжный интернет 10 Mbps, наличие тихого и стабильного рабочего пространства.
География Обязательное проживание в Казани.



4. Приветствуется (но не обязательно)
Опыт работы ассистентом или операционным менеджером в IT-компаниях или аутсорсе (от 1 года). Рассматриваются также кандидаты без опыта, но с выраженным желанием учиться.
Знание и опыт использования ClickUp, Notion, Trello.
Понимание особенностей работы с валютными счетами.
Навыки лёгкого графического редактирования (Canva, Figma) для создания презентаций и визуальных материалов.

Если вы внимательны к деталям, обладаете организаторскими способностями и хотите работать в международной среде с гибким графиком мы будем рады вашему отклику!