Помощник/ассистент руководителя

Описание

Обязанности:

Оперативное и качественное Выполнение поручений, приказов и распоряжений руководителя - Управляющего директора (прямое подчинение).

Осуществление контроля выполнения работниками обязанностей, поручений, распоряжений и приказов руководства, а также контроль сроков их соблюдения и выполнения.

Обеспечение информационной поддержки деятельности руководителя.

Планирование и контроль расписания задач, встреч и графика руководителя.

Сопровождение руководителя на выездах, встречах, в командировках.

Осуществление работы по организационному и материально-техническому обеспечению деятельности компании.

Ведение документооборота и делопроизводства:

- прием/обработка всей корреспонденции, документации (в любом электронном виде и на бумажных носителях);

- работа в СБИС: утверждение/отклонение документов, прием/отправка документов (после согласования руководителем;

- подача на подпись документов руководителю;

- подготовка, проверка правильности оформления/ написания документации;

- составление и отправка запросов/ответов, официальных писем, а также прочих документов (после согласования и подписания);

- контроль исполнения писем, обращений и иной документации контрагентами и госучреждениями;

- контроль подписания текущей документации: договоров, актов, счетов, соглашений и иной документации;

- ведение деловой переписки.

Формирование информационной базы и архивирование данных/ документов в соответствии с направлениями деятельности; блоками проектов и задач; учёт, контроль и обеспечение их сохранности.

Подготовка презентаций, аналитических материалов, отчетов, техзаданий и справок.

Подготовка встреч, совещаний и ведение протоколов (оповещение участников о месте и времени проведения, подготовка необходимых материалов, формирование повестки, при необходимости - регистрация участников и тд.).

Организация приема посетителей и гостей.

Подача чая/кофе руководителю и гостям; контроль наличие необходимых продуктов и тд.

Взаимодействие согласно задачам руководителя с представителями различных организаций, госучреждений, ведомств, общественных объединений, СМИ, иными контрагентами и лицами.

Доведение сведений ее содержания и итогов/ результатов.

Представительский функционал в государственных учреждениях/ведомствах, общественных объединениях, коммерческих структурах и тд. (при необходимости).

Взаимодействие со всеми сотрудниками и подразделениями в рамках текущих, целевых стратегических и новых задач.

Работа с контрагентами: контроль договорной работы, проплат от клиентов, оплата счетов контрагентам и тд.

Контроль наличия и представление всех закрывающих документов от контрагентов в бухгалтерию.

Активная вовлеченная роль в деятельности коллектива и организации.

Создание и ведение социальных сетей.

Работа в электронной системе ОФД кассы (онлайн касса) - контроль формирования чеков и отправка менеджерам.

Работа на электронных торговых площадках отслеживание процедур /закупок.

При необходимости поиск партнёров, товаров и услуг в рамках целевых задач.

Организация корпоративных мероприятий.

Организация поздравлений VIP-партнёров.

Решение иных вопросов, задач и выполнение поручений руководителя по мере расширения проектов, сфер и направлений деятельности компании (Группы компаний).

Требования:

Необходимые опыт работы, знания, навыки:

• Высшее образование.
• Наличие опыта работы в аналогичных или смежных должностях.
• Отличное владение компьютером (приветствуется знание различных программ), оргтехникой.
• Понимание систем управления проектами и основ бизнес-процессов.
• Работа в режиме многозадачности.
• Умение решать самостоятельно задачи и доводить до результата.
• Готовность брать на себя ответственность;
• Умение создавать благоприятную атмосферу вокруг себя.
• Опыт контроля работы, проектных задач и поручений.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Презентабельный внешний вид.
• Знание и соблюдение правил делового общения, основ эстетики и этики.
• Знание и соблюдение основ информационной и технической безопасности.

Важные качества кандидата:

• честность, порядочность, преданность и верность людям и делу, доброта,
• трудолюбие, исполнительность, ответственность, внимательность, пунктуальность,
• коммуникабельность, коммуникативность, гибкость (лояльность),
• стратегическое мышление, объёмное мышление, готовность к работе с большим объемом информации;
• высокая психологическая и эмоциональная устойчивость (в т.ч. - стрессоустойчивость).

Условия:

• Место работы: г.Казань, центр.
• График работы: 5-ти дневная рабочая неделя с 9.00 - 18.00 часов.