Помощник/ассистент руководителя

Описание

• Разбор и сортировка входящей почты (e-mail): приоритизация, подготовка ответов.

• Ведение деловой переписки от имени руководителя (на английском).

• Ведение календаря руководителя: встречи, напоминания, синхронизация созвонов.

• Организация онлайн- и офлайн-встреч (создание ссылок, согласование времени, повестка).

• Организация поездок:

• Покупка авиа-билетов.

• Бронирование отелей.

• Подготовка маршрутов, расписаний поездок.

• Записи к врачам / сервисам,
  Финансовые и операционные задачи:

• Оплата счетов, подписок, сервисов.

• Контроль сроков оплат.

• Работа с документами, в т.ч. проверка юридических договоров на базовом уровне (на английском языке) по бытовым нуждам (машины, страховки и проч.)

• Хранение и структурирование документов (Google Drive / Notion / CRM).

• Подготовка шаблонов договоров, писем, NDA.

  
  Дополнительные и расширенные задачи
  (могут добавляться по мере роста доверия и загрузки)

• Подготовка презентаций, отчетов, сводок для руководителя.

• Сбор и анализ информации (ресерч подрядчиков, сервисов, рынков).

• Взаимодействие с подрядчиками, партнёрами, клиентами.

• Контроль выполнения задач командой (follow-up, дедлайны).

• Ведение внутренних таблиц, баз данных, чек-листов.

• Помощь в найме: первичный скрининг резюме, коммуникация с кандидатами.

• И другие персональные задачи руководителя.

• Опыт работы ассистентом / офис-менеджером / project coordinator (желательно).
• Английский язык уровень Intermediate и выше (письменно и устно).
• Умение работать с e-mail, календарями, Google Docs / Excel.
• Высокий уровень самоорганизации и ответственности.
• Умение работать с конфиденциальной информацией.
• Внимательность к деталям, аккуратность в документах.
• Умение быстро переключаться между задачами.
  
  Формат работы:
  График: с 9:00 AM до 5:00 PM по времени Нью-Йорка (EST / EDT).
  Полная занятость.
  Онлайн-формат (удалённо).
  
  Будет плюсом:
  Опыт работы с руководителями / собственниками бизнеса.
  Опыт работы с международными командами.