Специалист протокольной службы

Описание

Обязанности:

• Полный цикл организации официальных мероприятий: разработка концепции, программы, сценария и детального расписания для официальных встреч, переговоров, конференций и церемоний.
• Организация совещаний и работа в оргкомитетах: формирование и координация работы оргкомитетов, планирование и проведение совещаний, включая подготовку повестки дня, приглашение участников и контроль за исполнением решений.
• Протокольное обеспечение и делопроизводство: работа протоколистом на мероприятиях фиксация ключевых решений, дискуссий и поручений с последующей подготовкой и оформлением протоколов, итоговых документов, резолюций и инструкций.
• Соблюдение норм протокола и этикета: обеспечение полного соответствия всех процессов официальному протоколу, знание и применение норм международного и делового этикета, а также учет культурных особенностей гостей.
• Координация и коммуникация: эффективное взаимодействие между всеми участниками мероприятий (докладчиками, гостями), внутренними подразделениями, техническим персоналом и внешними партнерами для безупречной реализации программы.
• Работа с высокопоставленными гостями: организация приема и комплексного сопровождения иностранных и российских официальных делегаций.
• Поддержка первых лиц: консультационная и оперативная поддержка руководства во время публичных выступлений, взаимодействия со СМИ, деловыми партнерами и гостями.
• Управление документацией: подготовка, сбор и оформление всего пакета протокольных документов (приглашения, биографии спикеров, брифы, справки).
• Решение нестандартных ситуаций: оперативное устранение непредвиденных инцидентов и урегулирование протокольных вопросов, возникающих в ходе мероприятия.

• Высшее образование (желательно в области международных отношений, менеджмента, лингвистики, государственного управления).

• Опыт работы в сфере протокола, организации мероприятий, администрирования или ассистирования руководителю от 1 года.

• Знание основ официального (государственного) и делового протокола и этикета.

• Внимательность к деталям, аккуратность и высокая организованность.

• Навыки деловой переписки и ведения протокольной документации.

• Коммуникабельность, стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности.

• Готовность к работе в нестандартном режиме дня.

• Уверенный пользователь ПК (MS Office).

• Знание английского языка на уровне, достаточном для ведения деловой переписки и общения (уровень B1/B2 и выше будет большим преимуществом)

• работа над крупнейшими событиями Татарстана, в том числе KazanForum и др.

• официальная оплата труда (трудоустройство по ГПХ или самозанятости, срочный трудовой договор)
• уютный офис в центре города

• оплачиваемый испытательный срок

• молодая и амбициозная команда
• обучения

• интересные задачи и возможность профессионального и личного развития