Административный секретарь

Описание

- Высшее образование; - Опыт работы не менее 3-х лет; - Знание программ: MS Office (Word,Excel,Outlook,Directum и др.).

Обязанности

- Осуществление работы по обеспечению рабочих мест руководителей (управляющего директора и первого заместителя управляющего директора) необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями; - Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителей (писем, запросов, др. документов, подготовка ответов авторам писем); - Организация подписания документов, требующих срочного рассмотрения руководством, в т.ч. распоряжений от подразделений по выходу на работу в выходные, проверка на грамотное оформление и наличие виз; - Ведение учета заявлений работников для рассмотрения управляющим директором на приёме по личным вопросам; - Организация проведения приёма посетителей (работников и гостей АО "НИИТК"); - Организация проведения телефонных переговоров руководства, запись информации, полученной по каналам связи в их отсутствие, в том числе телефонограмм и доведение до их сведения; - Обеспечение рабочего места директора по импортозамещению и локализации БЕ "ГМС Компрессоры" необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями, подготовка документов по его командированию и оформление финансовой отчетности; - Ведение работы по оформлению заявок на пропуск для лиц сторонних организаций; - Ведение регистрации (в соответствующем журнале) прихода и ухода руководителей, выезжающих в течение дня за пределы НИИТК для решения служебных и личных вопросов; - Оформление, регистрация командировочных документов, приказов о служебном командировании работников НИИТК, оформление заявок на трансфер и проживание командируемым работникам, ведение финансовой отчетности по затратам на эти услуги;- Выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководством, включая оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, оформление протоколов заседаний и оперативных совещаний, проводимых первым заместителем управляющего директора; - Ведение регистрации и учета выполнения поручений, взятых на контроль руководством;- Выполнение требования режима секретности, сохранности служебной, коммерческой и государственной тайны, неразглашение сведений.